Secretaire de Compagnie et de Centre d'Incendie et de Secours - Sdis 89 H/F - 89

En étroite relation avec le chef de compagnie et son adjoint, la secrétaire de compagnie et de centre d'incendie et de secours assure le secrétariat et les missions administratives. Elle a en charge l'accueil téléphonique et physique du public, du suivi du courrier de l'enregistrement, de sa rédaction à l'archivage de ce dernier.

Accueil du public:
- Réceptionner le public qui se présente dans les locaux du centre de secours.
- Maitriser les missions des différents services pour être en capacité d'apporter les réponses.
- Faire preuve d'écoute.
- Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les usagers ou les rediriger vers le bon interlocuteur.

Assurer la gestion du courrier et des dossiers:
- Tenir à jour le tableau d'arrivée et de départ du courrier.
- Archiver les courriers en format dématérialisé.
- Préparer les courriers qui sont demandés.
- Assurer le suivi des courriers de la rédaction à l'envoi.
- Tenir à jour les dossiers individuels des agents de la compagnie et du cis.
- Etre le garant de l'architecture informatique mise en place au sein de la compagnie et du cis.

Gestion des personnels:
- Tenir à jour les fichiers des personnels relevant de la compagnie en liaison avec le Groupement ressources humaines ;
- Suivre les permis de conduire (renouvellement) ;
- Constituer les dossiers de recrutement de SPV ;
- Suivre le dossier général des CPI (aux plans administratif, médical et des CRSS) ;
- Mise à jour de la base de données.
- Mettre à jour les dossiers médicaux informatisés ;
- Elaborer les plannings des visites médicales (prises de rendez-vous en fonction de la disponibilité des médecins et infirmiers).
- Vérifier la conformité de la déclaration et des pièces avant transmission au GRH ;
- Assurer le suivi du dossier.